Scrum menjadi salah kerangka kerja dan metode yang dapat dipakai untuk menghasilkan proses manajemen proyek yang efektif dan efisien. Seringkali kita sebagai manajer maupun tim pengembang perangkat lunak (atau proyek lainnya) merasa stress karena proyek berjalan tidak sesuai dengan estimasi yang telah ditetapkan. Hal itu terjadi karena estimasi kadang menjadikan kita menggunakan prediksi-prediksi yang kurang akurat dan menghitung setiap pekerjaan berdasarkan jam.
Pada scrum cara tersebut tidak digunakan. Scrum menggunakan perencanaan-perencanaan yang terpecah-pecah menjadi kecil-kecil untuk kemudian diselesaikan di dalam setiap sprint. Scrum telah sukses dipakai oleh perusahaan-perusahaan besar seperti Google, Amazon dan SalesForce. Di dalam sebuah tim scrum, biasanya berjumlah kecil orang maksimal 5 orang.
Di dalam scrum, tim kecil akan melakukan proses analisis pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan untuk kemudian memberikan nilai dan mengelompokkan pekerjaan-pekerjaan tersebut menjadi grup-grup. Dalam setiap grup pekerjaan, diselesaikan dalam sprint yang dihitung antara 1-2 minggu pengerjaan. Di akhir pengerjaan, tim akan mendemokan hasilnya untuk dilakukan evaluasi dan mendapatkan umpan balik. Selanjutnya, tim akan menentukan kembali grup pekerjaan yang akan di sprintkan lagi pada tahap berikutnya. Begitu terus sampai produk atau proyek selesai dikerjakan.
7 Langkah Penting di Dalam SCRUM
1. Kumpulkan Backlog
Tim di dalam scrum akan mengumpulkan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan. List semua pekerjaan yang harus dilakukan, berikan judul tetapi tidak usah terlalu detail. Listing harus mencakup semua pekerjaan dan jangan sampai ada yang terlewat. Daftar ini disebut sebagai backlog. Format untuk setiap pekerjaan harus mencakup Who (siapa yang mengerjakan), What (apa yang dikerjakan) dan Why (mengapa harus diselesaikan).
Untuk listing awal backlog dapat dilakukan oleh Product Owner sebagai orang yang mempunyai visi jauh ke depan tentang produk atau proyek yang akan dibuat. Adapun di dalam penentuan sebuah fitur produk atau proyek, kita perlu melihat Customer Value (apakah memberikan nilai yang penting kepada customer secara langsung?) dan Immediate Impact (apakah dengan fitur tersebut customer langsung mendapatkan dampaknya?).
Berikut adalah gambaran dari proses analisis product backlog:
2. Lakukan estimasi secara relatif
Selanjutnya, dari backlog yang ada kita berikan estimasi secara relatif, ingat RELATIF!. Gunakan nilai fibonacci untuk memberikan tingkat kesulitan untuk setiap pekerjaan. Fibonacci adalah seperti angka berikut : 1, 2, 3, 5, 8, 13 dan seterusnya. Mengapa? Karena estimasi pekerjaan menggunakan urutan terbukti tidaklah tepat. Fibonacci memungkinkan estimasi yang lebih realistis karena pekerjaan semakin rumit membutuhkan waktu yang semakin lama. Setiap pekerjaan berikan nilai fibonacci berdasarkan tingkat kesulitannya sebagai nilai poin.
Berikut adalah gambaran pemberian poin menggunakan fibonacci:
3. Lakukan Sprint
Sprint biasanya dilakukan antara 1-2 minggu. Untuk sprint yang pertama sangatlah penting. Pilih pekerjaan-pekerjaan dari backlog kemudian lakukan sprint untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan tersebut. Sebagai contoh, 1 grup pekerjaan yang dipilih memiliki total nilai 180 poin. Setelah 1 minggu selesai, hitung nilainya. Bisa lebih banyak atau bisa juga lebih kecil. Taruhlah realisasi yang bisa diselesaikan adalah 165 poin. Maka, gunakan 165 poin tersebut sebagai acuan untuk sprint-sprint berikutnya. Kita bisa menambahkan 10% dari total poin di sprint sebelumnya sebagai target.
Berikut adalah gambaran tentang Sprint di dalam scrum:
4. Visibility dan Burndown Chart
Berikutnya, untuk setiap backlog yang dipilih tersebut kita bisa memisahkannya ke dalam 1 kolom tabel bernama TODO. Apabila ada anggota tim yang sedang mengerjakan pekerjaan tersebut, pindah ke dalam kolom DOING. Dan apabila ada anggota tim yang selesai mengerjakan pekerjaan tersebut, pindah ke dalam kolom DONE. Untuk lebih detailnya bisa melihat gambar berikut ini:
Satu hal penting lagi yang harus dapat dilihat oleh semua anggota tim adalah burndown chart. Burndown chart akan memperlihatkan banyaknya pekerjaan yang akan semakin menurun ketika setiap anggota tim menyelesaikan pekerjaannya. Berikut adalah tampilan dari burndown chart:
5. Daily Standup Meetings
Hal penting yang harus ada di dalam scrum adalah meeting singkat selama 15 menit dengan cara berdiri untuk setiap tim sprint. Biasanya dipimpin oleh fasilitator untuk kemudian setiap anggota akan memberitahukan yesterday - apa yang dilakukan kemarin? today - apa yang akan dikerjakan hari ini? dan obstacle - apakah ada halangan yang ditemui?
Standup meeting ini penting agar semua orang bisa secara cepat melaporkan dan tidak akan lama-lama berdiri. Perlu dibahas juga apakah ada improvisasi yang perlu dilakukan di hari itu sebelum semua anggota tim fokus pada penyelesaian masing-masing pekerjaan di dalam sprint.
6. Demo MVP
Berikutnya, di akhir setiap sprint tim akan mendemokan MVP (Minimum Viable Product) kepada customer atau product owner atau pemegang keputusan. Hal ini penting untuk mendapatkan feedback secara cepat sehingga banyak keputusan yang bisa diambil melalui MVP tersebut.
Ingat, di sini yang didemokan adalah MVP (part of features atau core features) yang memang dikerjakan di dalam sprint. Bukan full produk yang didemokan tujuannya adalah supaya fokus pada fitur tertentu sehingga produk atau proyek tidak melebar ke mana-mana.
7. Evaluation
Terakhir, yang perlu dilakukan tim sprint adalah melakukan evaluasi beberapa hal seperti :
- Went well --> apa saja yang berjalan dengan baik?
- Not well --> apa saja yang tidak berjalan dengan baik?
- Improvements --> apa saja yang perlu diperbaiki di sprint berikutnya?
Baca Juga : Membongkar Manfaat: Memahami Tujuan Trello dalam Manajemen Proyek
Mengapa Sprint sangat Powerfull?
Setidaknya adalah 3 alasan utama sprint menjadi framework yang sangat powerfull untuk menyelesaikan proyek atau produk.
- Karena di dalam scrum kita memiliki sprint, daily meetings dan feedback yang didapatkan secara cepat maka proses pengerjaan akan berubah dari yang speednya rata menjadi kecepatan yang exponensial (semakin lama akan semakin cepat pengerjaannya).
- Karena di dalam scrum kita fokus pada 20% yang lebih penting daripada 80% lainnya (ingat prinsip 20/80). Maka, dengan fokus tersebut kita akan menyelesaikan pekerjaan yang penting dan impactful dahulu untuk mendapatkan delivery yang secepat mungkin kepada pelanggan atau pengguna akhir.
- Karena di dalam scrum kita melakukan analisis dan penilaian pekerjaan, kemudian setiap anggota tim secara transparan dapat melihat secara visual burndown chart. Memberikan efek psikologi yang baik dan positif kepada setiap anggota tim.
Menarik bukan? Sprint saat ini juga diterapkan oleh perusahaan rekanan kami di Educa Studio dan Keong Games untuk menghasilkan produk yang berkualitas dengan cara yang sangat efektif. Kalau tertarik untuk mengadakan seminar atau workshop tentang sprint, bisa undang GameLab.ID juga ya. Hubungi nomor kami yang tertera di website ini.
