Pengertian Manajemen Kantor
Manajemen kantor merupakan kegiatan pengaturan pengolahan data, baik data aktivitas perkantoran maupun data sarana prasarana kantor. manajemen kantor diperlukan untuk memudahkan setiap kegiatan yang ada dalam kantor dan membuatnya lebih efisien dan efektif. manajemen perkantoran tidak lepas dari Standar Operasional Prosedur (SOP).
Standar Operasional Prosedur (SOP)
Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah sistem yang disusun untuk memudahkan, merapihkan dan menertibkan pekerjaan. Standar Operasional Prosedur (SOP) berisikan bagaimana proses suatu kegiatan atau dalam kantor tersebut dari awal sampai dengan akhir.
Tujuan Standar Operasional Prosedur (SOP)
Tujuan Standar Operasional Prosedur (SOP) untuk memperjelas setiap proses dari pekerjaan dengan melakukan perincian dari proses satu ke proses yang lain. Ada beberapa format dalam membuat SOP antara lain dengan simple step, flowchart, ataupun graphic procedures dan lain sebagainya.
Langkah Pembuatan Standar Operasional Prosedur (SOP)
Ada beberapa langkah dalam membuat sebuah Standar Operasional Prosedur yang dapat dilakukan
- langkah pertama yang dapat dilakukan dengan membuat tim penyusun tim yang secara khusus membuat sebuah SOP, namun tidak jarang SOP dapat dibuat secara individu. Keadaan ini menyesuaikan dengan kebutuhan kantor yang ada.
- langkah kedua, menentukan perencanaan kegiatan tim penyusun SOP perusahaan, tujuan dari menentukan perencanaan kegiatan ini adalah agar proses penyusunan sop dapat selesai tepat pada waktu yang ditentukan, serta menghasilkan sop yang berkualitas, berikut contoh penyusunan perencanaan kegiatan
- langkah ketiga, menyusun standar operasional perusahaan, pada tahap ini dibagi menjadi dua sub proses yang pertama menetapkan prosedur kerja, pada tahap ini sop akan disusun, dijalankan, dan diamati oleh tim penyusun, untuk melanjutkan ke tahap selanjutnya, yaitu menetapkan format sop yang akan digunakan, setelah prosedur kerja ditetapkan maka langkah selanjutnya adalah menentukan format sop yang akan digunakan sebagai standar yang spesifik sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
- langkah keempat, validasi Standar Operasional Persuahaan (SOP), pada tahap ini tim penyusun akan melakukan validasi terhadap draft sop, tahap validasi ini akan dibagi menjadi beberapa sub proses lagi diantaranya,
- Uji coba penerapan SOP, tahap ini dilakukan untuk mengetahui dampak dari SOP terhadap kinerja perusahaan
- Evaluasi SOP, setelah di uji coba maka akan dilakukan evaluasi, evaluasi ini harus dilakukan dengan teliti agar tidak ada potensi kesalahan pada saat penerapannya
- Pengesahan SOP, dokumen yang sudah dilakukan evaluasi kemudian akan dicetak kembali untuk keperluan dokumentasi perusahaan, dan disahkan oleh atasan untuk selanjutnya bisa diterapkan dalam perusahaan.
Fungsi Standar Operasional Perusahaan
Sop merupakan salah satu alat bisnis yang cukup bermanfaat karena bisa menjadi komunikasi cara yang benar dalam menjalankan suatu kegiatan dalam perusahaan. SOP memberikan fungsi bisnis diantaranya,
- Konsistensi, Alasan pertama untuk menerapkan standar operasional perusahaan adalah agar kinerja seseorang dalam melakukan tugas atau kegiatan tertentu dalam sebuah usaha bisa konsisten, semakin konsisten seseorang dalam melakukan sesuatu semakin kecil juga untuk terjadi kesalahan
- Reduksi kesalahan, prosedur merinci serangkaian instruksi atau tahapan untuk melakukan tugas, jika setiap anggota melakukan pekerjaan sesuai dengan prosedur yang ada maka kemungkinan terjadi kesalahan dapat berkurang dan dapat diminimalisir
- Komunikasi, kebutuhan perusahaan akan terus bertambah seiring bertumbuhnya sebuah perusahaan, maka cara kerja karyawan kemungkinan juga akan mengalami perubahan, dengan menggunakan SOP maka ini bisa menjadi salah satu cara untuk mengkomunikasikan perubahan tersebut kepada karyawan.
Baca Juga : Sebuah Strategi Penggunaan Flowchart dalam Pemecahan Masalah
Kesimpulan
Standar operasional perusahaan merupakan sebuah sistem yang mengatur bagaimana cara kerja sebuah perusahaan, dengan menggunakan sop tentu dapat menjadi komunikasi yang baik untuk mengkomunikasikan bagaimana seorang karyawan harus bekerja atau melakukan tugasnya sesuai dengan standar yang ditetapkan.